縣級(jí)財(cái)政電子檔案如何維護(hù)管理

　　電子檔案是一種具備保存、歸檔價(jià)值的電子文件，是紙質(zhì)檔案的升級(jí)處理。縣級(jí)財(cái)政電子檔案中記載著縣級(jí)財(cái)政部門(mén)所收集的各類財(cái)政信息，是縣級(jí)財(cái)政工作的重要依據(jù)，只有做好縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作，才能夠保證縣級(jí)財(cái)政工作的高效開(kāi)展，接下來(lái)小編簡(jiǎn)單介紹一篇優(yōu)秀電子檔案論文。

　　在信息時(shí)代下，各個(gè)領(lǐng)域的工作都較以往發(fā)生了巨大的變化，包括在檔案工作中，現(xiàn)在都紛紛由原來(lái)的紙質(zhì)檔案而改為應(yīng)用電子檔案。同樣，縣級(jí)財(cái)政檔案如今也已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，這極大地減小了檔案工作難度，提高了檔案工作水平，更節(jié)省了很多人工勞動(dòng)力。但同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)更加重視縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作，提高管理與維護(hù)效率，以切實(shí)保障縣級(jí)財(cái)政電子檔案信息的完整性與安全性。以下筆者就聯(lián)系實(shí)際來(lái)談?wù)効h級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)問(wèn)題，僅供參考。

　　一、縣級(jí)財(cái)政檔案工作的特點(diǎn)

　　縣級(jí)財(cái)政檔案工作是縣級(jí)財(cái)政部門(mén)的重要工作內(nèi)容之一，其主要具有以下四項(xiàng)特點(diǎn)：(1)“真”：即在縣級(jí)財(cái)政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級(jí)財(cái)政檔案資料的真實(shí)性，確保檔案中記錄的信息，都是真實(shí)客觀的信息，換言之，就是要求在記錄縣級(jí)財(cái)政檔案時(shí)必須要實(shí)事求是、存真求實(shí)，嚴(yán)禁捏造事實(shí)、弄虛作假;(2)“全”：即在縣級(jí)財(cái)政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級(jí)財(cái)政檔案資料的完整性與全面性，確保完整地收集各類縣級(jí)財(cái)政信息，并將之全部詳細(xì)記錄在案，并按照時(shí)間、部門(mén)、用途等進(jìn)行有序排列，最大化地避免檔案資料的缺漏和遺失，同時(shí)當(dāng)有了新的資料時(shí)，還要及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)補(bǔ)充;(3)“活”：即在縣級(jí)財(cái)政檔案工作中，所采用的工作方式必須要靈活，充分運(yùn)用動(dòng)態(tài)化管理措施，一旦縣級(jí)財(cái)政信息發(fā)生了變更，則要及時(shí)進(jìn)行更新補(bǔ)充;(4)“密”：即在縣級(jí)財(cái)政檔案工作中，必須要切實(shí)保證所有縣級(jí)財(cái)政檔案資料的機(jī)密性與安全性，因?yàn)槲覈?guó)相關(guān)法律中明確規(guī)定了檔案信息的機(jī)密性，任何人都不能隨意泄漏縣級(jí)財(cái)政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應(yīng)當(dāng)先走完一系列嚴(yán)格的程序，才能夠提取檔案。

　　二、應(yīng)用縣級(jí)財(cái)政電子檔案的優(yōu)勢(shì)

　　(一)工作高質(zhì)高效

　　傳統(tǒng)的縣級(jí)財(cái)政檔案多為紙質(zhì)檔案，這意味著所有檔案工作都需要由人工來(lái)完成。但是，隨著近年來(lái)我國(guó)縣級(jí)城市經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，縣級(jí)財(cái)政檔案的內(nèi)容也變得越來(lái)越多，在此背景下，僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足縣級(jí)財(cái)政檔案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在著效率低、失誤率高等缺點(diǎn)，其的淘汰乃是必然趨勢(shì)。而在如今信息時(shí)代下，電子檔案正逐漸取代原本的紙質(zhì)檔案，成了主要檔案處理方式。所謂電子檔案，就是指將所有需要保存、歸檔的檔案資料，都以電子數(shù)據(jù)信息的形式錄入到計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這一工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入工作相比，工作量無(wú)疑大大降低，工作效率更是顯著提升，同時(shí)還可以有效減少錯(cuò)誤和疏漏，從而提高工作質(zhì)量。

　　(二)信息存儲(chǔ)量大

　　如上文所述，隨著近年來(lái)我國(guó)縣級(jí)城市經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，縣級(jí)財(cái)政檔案的內(nèi)容也變得越來(lái)越多，這意味著在縣級(jí)財(cái)政檔案中需要錄入存儲(chǔ)的信息量亦在不斷增多。而面對(duì)這大量的檔案信息，僅采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式難免會(huì)存在很多遺漏，從而導(dǎo)致檔案信息不完整。但電子檔案的應(yīng)用則有效解決了這一問(wèn)題。有了電子檔案，無(wú)論文字信息抑或影像信息，都可以有效存儲(chǔ)到電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且所有相關(guān)操作均可在一臺(tái)計(jì)算機(jī)和一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件上完成，從而既確保了縣級(jí)財(cái)政檔案的完整性，又節(jié)省了資源。

　　(三)操作靈活便捷

　　電子檔案的處理是應(yīng)用一臺(tái)計(jì)算機(jī)和一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件來(lái)完成的，這兩者本身都可以提供十分全面的功能，無(wú)論是需要對(duì)縣級(jí)財(cái)政檔案信息進(jìn)行增減、修改、加工，還是尋找、查閱、復(fù)制，均能夠利用計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中自帶的各項(xiàng)功能而靈活、便捷地完成操作，這既提高了檔案工作效率，又節(jié)約了寶貴的時(shí)間。

　　(四)拓寬服務(wù)領(lǐng)域

　　縣級(jí)財(cái)政電子檔案中記載著縣級(jí)財(cái)政部門(mén)所收集的各類財(cái)政信息，是縣級(jí)財(cái)政工作的重要依據(jù)。當(dāng)前隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷拓寬其服務(wù)領(lǐng)域。而電子檔案的應(yīng)用，正是拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域的最佳手段。因?yàn)橥ㄟ^(guò)電子檔案，檔案人員可以更加及時(shí)快速地收集各類縣級(jí)財(cái)政資料，并在需要時(shí)方便地對(duì)資料進(jìn)行歸檔、共享及查詢，從而促使縣級(jí)財(cái)政檔案工作從原來(lái)的單一、被動(dòng)的服務(wù)層次朝向開(kāi)放、主動(dòng)的服務(wù)層次發(fā)展。

　　三、縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)問(wèn)題

　　(一)對(duì)電子檔案管理與維護(hù)重視不足

　　雖然隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，在實(shí)際縣級(jí)財(cái)政檔案工作中也已經(jīng)引進(jìn)了許多先進(jìn)的管理理論和思想，但是受以往傳統(tǒng)觀念的影響，很多縣級(jí)財(cái)政部門(mén)對(duì)檔案管理與維護(hù)并不重視，而在應(yīng)用了電子檔案后，也依舊沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理與維護(hù)工作的重要性。具體來(lái)說(shuō)，首先縣級(jí)財(cái)政部門(mén)只是安置了一些基層設(shè)備，而沒(méi)有進(jìn)一步引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，從而限制了電子檔案管理與維護(hù)工作的有效開(kāi)展;其次電子檔案管理人才不足，原本的檔案管理人員并不具備熟練的計(jì)算機(jī)和軟件操作技術(shù)，從而影響了工作效率。

　　(二)電子檔案的真實(shí)性與完整性難以保障

　　縣級(jí)財(cái)政電子檔案的生成需要基于實(shí)際而進(jìn)行虛擬化，這點(diǎn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有較大的區(qū)別。在縣級(jí)財(cái)政電子檔案生成的過(guò)程中，檔案的原始狀態(tài)可能會(huì)發(fā)生一些改變，從而極易因生成過(guò)程過(guò)于煩瑣而出現(xiàn)一些缺失，最終導(dǎo)致檔案信息復(fù)制失真，難以保障電子檔案的真實(shí)性與完整性。

　　(三)電子檔案管理與維護(hù)技術(shù)要求較高

　　電子檔案管理與維護(hù)工作需要依托于計(jì)算機(jī)和軟件知識(shí)技術(shù)，但是就現(xiàn)狀來(lái)看，縣級(jí)財(cái)政部門(mén)中很多原本的檔案管理人員只懂得檔案管理的相關(guān)知識(shí)，但并不具備高超且熟練的計(jì)算機(jī)和軟件知識(shí)技術(shù)，因此無(wú)法滿足縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作的實(shí)際需求。(四)電子檔案的機(jī)密性與安全性缺失如前文所言，我國(guó)相關(guān)法律中明確規(guī)定了檔案信息的機(jī)密性，任何人都不能隨意泄漏縣級(jí)財(cái)政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應(yīng)當(dāng)先走完一系列嚴(yán)格的程序，才能夠提取檔案。但是，隨著電子檔案的應(yīng)用，雖然大大提高了縣級(jí)財(cái)政檔案工作效率，但也隨之出現(xiàn)了一些檔案的機(jī)密性與安全性方面的問(wèn)題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，如今網(wǎng)絡(luò)上的不安全因素越來(lái)越多，病毒、黑客等大量存在，這些都極大地威脅到了電子檔案的機(jī)密性與安全性。

　　四、加強(qiáng)縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)的措施

　　(一)完善檔案管理與維護(hù)體制

　　當(dāng)前，縣級(jí)財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分重視電子檔案管理與維護(hù)工作，盡快按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定完善的檔案管理與維護(hù)體制，從而使縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作有法可依。其次，要進(jìn)一步明確縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作的職責(zé)，做到明確分工、細(xì)化責(zé)任，以確保當(dāng)發(fā)生檔案管理失職問(wèn)題時(shí)，能夠準(zhǔn)確追責(zé)到人。

　　(二)提高檔案管理人員素質(zhì)水平

　　雖然自從應(yīng)用了電子檔案后，以往因紙質(zhì)檔案處理方式而帶來(lái)的繁重勞動(dòng)力得以大大減輕，但這并不意味著檔案管理人員的作用完全失去了，反而對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。因此，縣級(jí)財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)要重視檔案管理人才培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)水平，尤其是要引進(jìn)同時(shí)具備檔案管理能力和計(jì)算機(jī)軟件操作能力的全能技術(shù)人才，以滿足縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作的實(shí)際需求。

　　(三)強(qiáng)化電子檔案的安全保障管理

　　在縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)工作中，必須要重視電子檔案的安全保障管理問(wèn)題。對(duì)此，首先應(yīng)當(dāng)在負(fù)責(zé)收錄電子檔案信息的計(jì)算機(jī)中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，其次要定期對(duì)機(jī)器設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、定期對(duì)電子檔案信息進(jìn)行備份，再者要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)教育，并使之簽訂相關(guān)責(zé)任書(shū)，以提高其工作積極性與主動(dòng)性。五、結(jié)語(yǔ)綜上所述，應(yīng)用縣級(jí)財(cái)政電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于工作高質(zhì)高效、信息存儲(chǔ)量大、操作靈活便捷以及拓寬服務(wù)領(lǐng)域。但是目前在縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)中仍舊存在著許多問(wèn)題，只有不斷完善檔案管理與維護(hù)體制、提高檔案管理人員素質(zhì)水平、強(qiáng)化電子檔案的安全保障管理，才能夠提高縣級(jí)財(cái)政電子檔案工作質(zhì)量。

　　參考文獻(xiàn)

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　　閱讀期刊：廣東檔案

　　《廣東檔案》堅(jiān)持為社會(huì)主義服務(wù)的方向，堅(jiān)持以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導(dǎo)，貫徹“百花齊放、百家爭(zhēng)鳴”和“古為今用、洋為中用”的方針，堅(jiān)持實(shí)事求是、理論與實(shí)際相結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)風(fēng)，傳播先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，弘揚(yáng)民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進(jìn)國(guó)際科學(xué)文化交流，探索防災(zāi)科技教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。