普通高校網(wǎng)絡教育檔案管理方式

　　文章是一篇檔案論文，主要講述了普通高校網(wǎng)絡教育學籍管理工作研究新管理政策模式要求等等。本文選自：《檔案學研究》,《檔案學研究》(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國檔案學會主辦。檔案專業(yè)學術性刊物。結合我國檔案事業(yè)的實際，開展學術研究，促進檔案資源的開發(fā)與利用，加強國際交流合作。

　　摘要：學籍管理作為普通高校網(wǎng)絡管理重要組成部分，是一個需要我們長期探索和研究的課題，學籍管理規(guī)范化、信息化的建設和發(fā)展對網(wǎng)絡教育發(fā)展至關重要，它不僅關系到學校的管理規(guī)范化程度，更關系著學生能否順利地完成學業(yè)，因此是網(wǎng)絡教育研究的重要組成部分。

　　關鍵詞：普通高校網(wǎng)絡,網(wǎng)絡教育,檔案管理,檔案措施,檔案論文

　　一、普通高校網(wǎng)絡教育學籍管理現(xiàn)狀

　　1.學籍管理制度現(xiàn)狀

　　現(xiàn)行的普通高校網(wǎng)絡教育學籍管理制度是根據(jù)《中華人民共和國教育法》、《中華人民共和國高等教育法》等相關條例對在校生入學注冊、教學管理、畢業(yè)等過程進行學籍管理，其制度不太完善、力度略顯不足，有很多規(guī)定針對普通高校學生，不適應普通高校網(wǎng)絡教育學籍管理等諸多問題，在實際工作中，指導性較差。由于網(wǎng)絡教育學籍管理日常工作流程的復雜程度導致制度執(zhí)行不嚴、管理隨意性較大等現(xiàn)象常有發(fā)生。

　　2.日常工作復雜性

　　任何一種教育形式，其管理均包括招生、計劃、學籍這三大模塊。三者是一個不可分割的整體，在學籍管理過程中產(chǎn)生的很多問題往往可以追溯到招生和計劃環(huán)節(jié)，而這一系列的問題大多會集中在學生畢業(yè)環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)，因此常常給學籍管理造成被動局面。學籍管理工作本身還包括新生建籍和信息核對、學籍異動、在校生注冊、畢業(yè)生圖像采集、畢業(yè)審核、學位審核、各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)等七大環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，缺一不可，一個環(huán)節(jié)出了問題可能牽扯之后的若干個環(huán)節(jié)�，F(xiàn)階段由于網(wǎng)絡教育學生分布情況以及生源大部分為在職人員等特殊原因造成日常事務性工作較多，很多情況下無法按照原計劃時間完成工作任務。

　　3.學籍管理人員服務意識不夠強

　　由于網(wǎng)絡教育生源較分散，網(wǎng)絡教育學籍管理人員的工作強度和難度較普通高校學籍管理人員要大很多，大部分學籍管理人員仍然按照以往的管理經(jīng)驗進行管理，雖然管理的方法途徑越來越多，但是管理的效果卻不是很理想，人浮于事的現(xiàn)象較多，造成個別學生信息錯誤未及時修改、轉專業(yè)未按時上報數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。由于上述情況的發(fā)生直接影響學生能否繼續(xù)學習，更有甚者會影響學生能否按時辦理畢業(yè)證。

　　4.學生對網(wǎng)絡教育的學籍意識薄弱

　　學生對網(wǎng)絡教育認識不足，大部分學生為上名校而選擇名校的網(wǎng)絡教育，很多學生不把學習當做要務，抱著混文憑的態(tài)度，認為只要交學費就等著拿證。還有些學生認為學籍只是管理部門的事情，與己無關。也從不主動去了解自己需要做些什么，對每學期的注冊、選課以及畢業(yè)等諸多環(huán)節(jié)缺乏足夠的認識和重視，一旦碰到相關學籍管理的問題就茫然了，直到出現(xiàn)問題，有時候甚至是無法彌補的問題，繼而又將責任歸咎到管理人員頭上，造成矛盾不斷，學生和學籍管理部門往往變成對立面。

　　5.領導重視程度差異

　　目前我國共有67所普通高校開辦網(wǎng)絡教育，隨著生源競爭加大以及經(jīng)濟利益的驅使，大部分的學校只注重招生數(shù)量忽視學生質(zhì)量，學生在學期間，學籍管理作為一個主要的管理部門，往往得不到領導的重視，現(xiàn)階段很多高校普遍存在著行政部門“僧多粥少”的現(xiàn)象，然而學籍管理部門卻是門庭冷落，在學校組織的競聘過程中，無人愿意來學籍管理部門工作。隨著招生人數(shù)的激增，學籍管理工作量不增加大，管理人員數(shù)量卻始終保持不變，相應的配套設備不增加，系統(tǒng)未能及時完善和升級，造成了學生只能網(wǎng)絡化學習，管理人員還是手工化工作，更談不上管理工作信息化。

　　二、學籍管理工作對策和建議

　　1.加強學籍管理制度化建設

　　加強制度化建設對學籍管理具有十分重要的作用。根據(jù)學生情況、辦學特點、管理要求等，建立適應網(wǎng)絡教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡教育學籍管理規(guī)范化、制度化。使學籍管理部門擺脫日常的事務性工作，采取學分制和柔性管理相結合的學籍管理方式，充分調(diào)動學生在學習過程中的積極性、主動性，學分制是學籍管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學習者變被動為主動學習，更好地培養(yǎng)出適應工作需要且綜合素質(zhì)較高的應用型人才。同時要對學籍管理的7個環(huán)節(jié)進行制度化建設，做到學生從入學開始就能按照各種學籍相關規(guī)定、條例有計劃地進行學習。在新生入學時，應組織學生進行在學期間學籍知識講座，結合網(wǎng)絡教育特點當做學生一門課程進行系統(tǒng)學習，已達到學生基本了解在學期間的各種管理規(guī)定和與學生切身利益相關(如學位申請條件、轉專業(yè)、休學、復學、退學等)的各種要求。

　　2.提高學校各級、各部門、學生對學籍管理工作的認識

　　學籍管理工作是一項復雜的事務性工作。單靠負責學籍管理工作的少數(shù)人是不能完成好的，需要各級領導和全校教職工的共同努力。網(wǎng)絡教育的學生大多以工作為主，對學校的管理規(guī)定不十分重視，因此需要各個部門、老師和學生共同努力才能使學生順利畢業(yè)。領導應定期組織相關部門對本部和基層學籍管理工作進行常規(guī)性抽查和指導，監(jiān)督工作流程和學籍管理規(guī)定中相關制度的執(zhí)行情況，總結經(jīng)驗彌補不足，研究解決工作中存在的問題，為新學期學籍管理工作作好準備。同時領導還應作為學籍管理部門與相關各部門的溝通橋梁，做好學籍管理部門與其他部門的溝通作用。入口上，針對招生環(huán)節(jié)新生信息核對中出現(xiàn)的問題，應在學生入學3個月內(nèi)由招生部門與學籍管理部門配合共同組織好學生進行信息核對，從源頭上解決問題;在學期間：針對學生轉專業(yè)等學籍異動情況，應聯(lián)合計劃負責部門對學生學習計劃進行調(diào)整;針對學生成績問題，與考試負責部門進行溝通解決。由此可見，學籍管理工作要想做得好，必須得到領導的重視，各個部門通力合作，學生的全力配合。

　　3.提高學籍管理人員的信息素養(yǎng)和服務意識，加強學生對學籍管理的認識

　　學籍管理是一項具體細致、繁瑣復雜而且原則性和服務性很強的業(yè)務管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感。網(wǎng)絡教育學籍管理區(qū)別于普通高校學籍管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術，可以通過網(wǎng)絡與學生、教師進行全方位的交流，能夠指導學生在學期間通過網(wǎng)絡遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學籍管理人員要轉變思想、提高工作效率、有較強的服務意識。注重學籍管理人員的實際應用能力的培養(yǎng);不斷提高學籍管理工作的效率，定期組織各級管理人員進行計算機操作能力和教務管理系統(tǒng)應用能力的培訓;加強服務意識，強調(diào)學籍管理工作的重要性、政策性和嚴肅性，要求從事管理工作的人員既要樹立“以學生為本”的管理思想，不斷強化服務意識，時刻保持高度的責任感。

　　網(wǎng)絡教育學生的自我約束、監(jiān)督力較弱，學校對學生自主學習監(jiān)督也比較薄弱，應積極營造和諧的氛圍。學籍管理部門應該在新生入學時利用網(wǎng)站、電子郵件、qq等各種傳播途徑將入學須知告知學生，使學生能及時地看到各種相關管理操作流程，聽到各種規(guī)定、辦法、條例、要求。每學期開學運用各種媒體手段對各級各類學生本學期應注意的具體管理規(guī)定和事項做以簡要的說明，尤其對一些補充說明和修改內(nèi)容要第一時間傳達給學生，讓學生意識到學籍管理工作貫穿于學習的整個過程，使其能了解自己在學期間應該做些什么，什么時候應該做，將其作為自主學習的一部分，降低學籍管理部門的工作量的同時避免學生因不了解學籍管理而造成不必要的問題，從而影響學生正常學習乃至畢業(yè)申請學位。從而加深學生對學籍管理工作的印象，提高對學籍管理的認識。